Cet événement intégre, de sa préparation à son déroulement et après sa fin un ensemble d’actors actifs dans divers spécialisation, notament dans le domaine logistique et les métiers en rapport avec les manifestations événementielles.
– Une équipe de 3 perosnnes interne du département IT/Techniques
– Une agence externe pour le son et lumière
– une assitante administrative
– Une assistante et une stagiaire marketing
– La direction (le principal de l’école, la directrice marketing, le responsable hotelier et le responsable du cercle de des conférence)
– Moi-même en tant que gestionnaire du projet (incluant la partie technique, la partie administrative et enfin la partie de marketing communication)
Partant de l’information que la conférence aurait lieu en date du 28 mars 2018 sur le lieu du collège, nous avons début le cahier des charges du projet avec l’équipe marketing en sysnergie afin de défiinir la stratégie de communication à mettre en place, le message et le mix de canaux de communication à adopter. Nous avons donc créer un rétro planning de communication. Cahier des charges pour la partie marketing que nous avons présenté à la direction et qui a été validé avec peu de demande de modification.
Au début du mois de janvier, nous avons défini et validé le cahier des charges pour la partie hotellerie, logistique et technique de l’événement et j’ai en parallèle coordonné cette équipe.
Une réunion marketing et une réunion séparée avec l’équipe IT/technique était organisée une fois par semaine, me chargeant donc de la coordination de ces deux volets en parallèle.

La distribution des billets (pour ce qui concerne la distribution) était elle aussi gérée par l’équipe marketing en place. La communication s’est poursuivi durant un mois après que l’événement n’ai eu lieu.